個人事業主として開業しているフリーランスの方々！
毎月・毎年の経理事務どうしてますか？経費や売上をちゃんと入力・管理できてますか？
今回は、新米フリーランスの私が手探りでなんとかこなしている経理ソフトの入力方法をシェアしたいと思います。
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おすすめ会計ソフト『やよいの青色申告』
私は『やよいの青色申告オンライン』という会計ソフトを使っています。
オンライン上にログインして、データの管理ができるので、会計ソフトをインストールする手間なし。価格もリーズナブルで、事業を始めたばかりの個人事業主の方におすすめです。
| やよい | freee | MFクラウド | |
|---|---|---|---|
| 無料お試し | 1年間 | 30日間 | 30日間 |
| 1年間の料金 | 8,640円 | 9,800円 | 8,800円 |
| サポート | なし | チャット・メール | チャット・メール |
代表的なオンライン会計ソフトの中で、初年度1年間無料というキャンペーンに惹かれて「やよい」のセルフプランを選びました。
他社は、30日間の無料お試しがありますが、会計ソフトに関しては1ヶ月だけでは使い心地は全くわかりません。確定申告まで通して1年使ってみてから、継続するかどうか決められる「やよい」のシステムが個人的におすすめです。
で、1年使ってみた結果、初心者でも使いやすくておすすめです。
他社と違ってチャットやメールでのサポートはありませんが、チャットやメールでの問い合わせに時間をかけるよりか、ネット検索の方がよっぽど早く問題が解決します。
なので私は「やよい」で満足。早速使い方を図解付きで説明していきます。
基本的には、かんたん取引入力機能を使って、日々の収入支出をこまめに管理しましょう。
【かんたん取引入力①】売上を入力する
売上額（収入）の入力の仕方です。どのようにお金を受け取っているかで入力方法も変わってきます。
まずはもっとも単純な現金で報酬を受け取った際の取引入力方法を見てみましょう。
①収入タブを選択します
②報酬を受け取った日にちを入力します
③科目：「売上」を選択
④取引手段：「現金」を選択
⑤金額：報酬額を入力
シンプルですね。これでOKです。私の場合は、講座やレッスンなど単発でお金をもらった時に、このように入力しています。
【かんたん取引入力②】翌月振込の売上を入力する
私の場合、取引先から1か月分の売り上げが翌月末に口座に振り込まれています。
月の売り上げが翌月振込の方は、2回に分けて入力する必要があります。参考にしてみてください！
1回目の入力（サービス発生時）
サービスが発生した日（私の場合は取引先に請求書を送った日）に入力する内容です。
まずは「かんたん取引入力」から収入タブを選びます。
①取引日にはサービスが発生した日にちを入力
②科目は「売上」を選択します
③取引手段は「売掛金」を選択します
ポイント１
取引手段の選択肢の中には「普通預金」という項目もあって混乱しそうですが、ここでは「売掛金」を選んでください。
売掛金とは、売上金の帳簿上の未集金のことで、今の時点では未収だけど、これから支払われるよーという意味で使われます。
④回収予定日には、実際にお金が口座に入る日程を入れます
⑤概要：売上の内容がわかるようにメモ
⑥金額：売上額を記入します
売上金額を入力する際、取引先の会社から源泉徴収税を引かれた額を振り込まれている方は、「うち源泉徴収税額」にチェックを入れて、源泉徴収税分の金額を入力しておきましょう。
ここまでがサービスが発生した日、もしくは請求書を送った日に行う入力作業です。
続いて、実際に代金を回収した時の入力作業を見てみましょう。
2回目の入力（代金回収時）
【かんたん取引入力】画面の下に表示される、取引の一覧をみます。
①1回目に入力した内容の取引を選択（チェックを入れます）
②チェックを入れた状態で【回収取引を入力】ボタンを押します
↓↓↓
①振替タブで入力します（※自動で選ばれている）
②取引日には実際に料金が振り込まれた日にちを入力
③振替元：「売掛金」を選択します（※自動で選ばれている）
④振替先：「普通預金」を選択します
1回目の入力時とは②の科目と③の取引手段の選択項目が変わるので、混乱しないように注意しましょう。
2回目の代金回収の入金時は、科目→「売掛金」を選択、取引手段→「普通預金」となります。
⑤金額：売上額を入力します（※自動で入力されている）
⑥手数料負担：自己負担の方は手数料の金額を入力
振込の際、手数料分が引かれて振り込まれている方は、⑥の手数料負担の部分の「自己負担」にチェックを入れて、下の段に手数料の金額を入力します。
1回目の入力で”源泉徴収税”を入力した場合、源泉徴収税が引かれた金額が自動で入力されています。
2回目は、源泉徴収税の入力は不要です。
【かんたん取引入力③】経費を入力する
続いて、日々の経費を入力する方法です。ちなみに経費とは「事業を行うために使用した費用」のこと。
- 家で仕事をしている方は家賃の何%分
- 事務所スペースを借りている方は家賃
- 職場に通っている方は電車やバスなどの交通費
- 仕事に関する打ち合わせで使ったカフェでの飲食代
- 仕事で出張した際の交通費や宿泊代
などなど、事業・仕事に関係している出費であれば経費にすることができます。
経費の内容を入力する
経費の入力は基本的に左の支出タブを使用します。
- 取引日：経費として品物を購入した日、サービスや講座料を支払った日を登録します。
- 科目：経費の種類を選びます。（消耗品費、旅費交通費、宣伝広告費など）
- 取引手段：支払い方法を選びます。（現金・クレジットカード・普通預金など）
- 概要：補足や領収書の但書き部分（飲食代として、事務所用デスク購入費など）
- 取引先：支払先の会社・企業
- 金額：支払った金額
経費の入力方法は基本的に上記を埋めていけばOKです。
この時に気をつけなければならない項目は「取引手段」。以下、現金・クレジットカード・口座引き落とし、それぞれの方法で支払った際の入力方法を見ていきましょう。
例1：現金払いの場合
カフェでの作業・打ち合わせ時の飲食代を現金で支払った。
- 科目：「会議費」を選択。打ち合わせの飲食代として落とします。
- 取引手段：単純に「現金」を選択でOKです。
- 概要：経費の内容をざっくり入力
- 金額：支払った金額を入力
もっともシンプルで簡単な入力方法です。
例2：クレジットカード払いの場合
ネットで航空券代をクレジット払いで購入した。
クレジットカードで購入した場合、カードで商品を購入した日と、口座からクレジットカード利用額が実際に引き落とされた日、2回分の入力が必要になります。
＊商品を購入した日（例：2018年3月1日）に入力する内容↓↓
- 支出タブを選ぶ
- 取引日：クレジットカードを使って支払った日を入力
- 科目：「旅費交通費」を選ぶ
- 取引手段：「クレジットカード」を選ぶ
- 支払予定日：クレジットカードの引き落とし日を入力
- 金額：支払った金額を入力
↓↓↓クレジットカード利用額引き落とし日（例：2018年4月27日）の入力作業↓↓↓
- 振替タブを選ぶ
- 取引日：クレジットカードの引き落とし日を選びます
- 振替元：ここでは「普通預金」を選択します
- 振替先：「クレジットカード」を選択します
- 概要：クレジットカード名などを入力しておくとわかりやすい
- 金額：引き落とされたクレジットカード請求額（全額）を入力
上の例は、1ヶ月のクレジットカード使用が航空券購入のみだった場合です。
クレジットでいくつもの商品を購入している方が多いと思うので、金額の部分は、1ヶ月分で購入した商品の合計額が入っていることになります。
購入日に入力した金額の合計 ＝ 引き落とし金額になっている必要があります。また、口座の残高も最終的に記載が必要なので、引き落とし後の残高ともしっかり合うように入力しましょう。
プライベート用・事業用のクレジットカードと口座をしっかり分けておけば、難しく考えなくても問題ありません。
ただし、事業用の口座からプライベート用の口座にお金を移動する場合は、移動記録を入力しなければならないので、忘れずに注意しましょう。
例3：口座引き落としの場合
自宅 兼 事務所として家賃が口座引き落としで支払われた。
- 取引日：引き落としがあった日にちを入力
- 科目：当てはまる経費の科目を選択
- 取引手段：「普通預金」を選択
- 金額：実際に引き落とされている金額を入力します。
口座引き落としの場合は、現金払い時同様、1回の入力でOKです。取引手段を「普通預金」で登録しましょう。あとは現金払い時の入力方法とほぼ同じです。
レシート（領収書）は全て保管しておきましょう
経費として購入した商品のレシート・領収書はノートなどに貼ったり、わかりやすいように保管しておきましょう。
青色申告の場合、確定申告用の書類は全て5〜7年間、保存しておかなければなりません。
万が一、税務調査が入った際に面倒なことにならないよう、レシートの日付や内容がわかるように保管しておくことをおすすめします。
まとめ：月々の小まめな入力で慣れよう！
以上、今回は「やよいの青色申告オンライン」を使った基本的な経費や収入の入力方法をまとめてご紹介しました。
毎月しっかり入力していくことで、少しずつでも慣れていくはずです。
ただ、青色申告の65万円控除の場合は、思った以上に帳簿が難しいです。（実体験済み）
できれば、確定申告前か、半年に1回のペースで商工会などにチェックしてもらうと安心です。知り合いに税理士さんがいる方は積極的に質問しましょう。
税理士に丸投げすることも可能ですが、とっても高いので、まずは自分でできるところまでやってみることをおすすめします。
ぜひ、参考にしてみてください！
タイラミオ
関東から海外を経て2016年に沖縄に移住した30歳。脳内は♂寄りの♀。
会社に所属して3年以上働けない社会不適合者のひとり。
自分の経験やスキルをいかしてお金を生み出すフリーランスとして奮闘中！
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