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Googleドライブを使いこなそう|フリーランスに便利な無料ツール一覧

沖縄でがんばるフリーランスの応援人・タイラミオ(@miolalaclip)です。

フリーランスの皆さん、Googleが提供するオンラインストレージサービス「Googleドライブ」はご存知ですか?

Googleのアカウントを持っていれば誰でも無料で使うことができ、保存容量も15GBとたっぷりです。

今回は、請求書・領収書作成やデータ管理、プレゼン資料作成など便利なGoogleドライブのツールをご紹介します。

Googleドライブの特徴
  • オンライン上で無料で使える
  • 作成したデータはクラウドに自動保存
  • ワード・エクセル・パワーポイント代わりになる
  • プレゼン資料や請求書、領収書が作れる
  • 複数人での共有が簡単

Googleドライブにアクセス

まずは何はともあれGoogleドライブのページにアクセスする方法から見ていきましょう。

【1】Googleアカウントにログイン

まずはGoogleのログインページに飛び、アカウントにログインしておきましょう。アカウントを持っていない方は、アカウントを作成してログインします。

【2】Googleドライブの公式ページへアクセス

Googleアカウントにログインができたら、Googleドライブの公式ページに移ります。▶︎Googleドライブの公式ページはこちら

上記のようなトップページが出てきたら【Googleドライブにアクセス】というボタンをクリックしましょう。

Googleドライブのトップ画面に移ります。データがなければ空白のはずです。

新しくデータ・書類・ファイルを作るには左上の【新規】というボタンをクリックして、それぞれ使いたいツールを選ぶことができます。

おすすめのGoogleドライブ基礎ツール

ここからはGoogleドライブの中で、使いこなせたら便利なおすすめの基礎ツールをご紹介します。

Googleドキュメント(文章作成)

Googleドキュメントとは
  • microsoftのワードのような役割
  • 活用法:文章作成・文章共有・文章編集など
  • 便利機能:文字カウント・音声入力・画像から文字の取り込み

①ドキュメントのタイトル

デフォルトでは「無題のドキュメント」になっています。クリックしてドキュメントのわかりやすいタイトルを入れましょう。

②メニューバー

メニューバーは文章をPDFでダウンロードしたり、画像を挿入したり、文字をカウントするときなどに使います。

  • ファイル→形式を指定してダウンロード→PDF
  • 挿入→画像→パソコンからアップロード
  • 挿入→表
  • ツール→文字カウント
  • ツール→音声入力

③ツールバー

文字を装飾したり、見出しを設定したり、リンクを挿入するボタンなどがそれぞれ設置されています。

④共有ボタン

ボタンを押して、共有者のGmailを入力すると、共有の確認メールが相手に届きます。

Gmailアカウントを持っていない場合は、右上の「共有可能なリンクを取得」という部分をクリックしましょう。リンクのアドレスをコピーして相手に送れば共有完了です。

共有する際に、リンクを知っている全員が「閲覧可」「コメント可」「編集可」の3つから選択する必要があります。文章をいじられたくない場合は「閲覧可」を選びましょう。

Googleスプレッドシート(エクセル)

Googleスプレッドシートとは
  • microsoftのエクセルのような役割
  • 活用法:データ作成・グラフ作成・請求書・領収書作成など
  • 便利機能:関数・自動計算機能・エクセルとの連携・データ分析

①スプレッドシートのタイトル

デフォルトでは「無題のスプレッドシート」になっています。クリックしてスプレッドシートのわかりやすいタイトルを入れましょう。

②メニューバー

メニューバーは文章をPDFでダウンロードしたり、画像を挿入したり、関数を使うときなどに使います。

  • ファイル→形式を指定してダウンロード→PDF
  • 表示→固定→1行
  • 挿入→関数
  • 挿入→画像
  • データ→フィルタを作成

③ツールバー

文字を装飾したり、セルを装飾したり、リンクを挿入するボタンなどがそれぞれ設置されています。

④共有ボタン

ボタンを押して、共有者のGmailを入力すると、共有の確認メールが相手に届きます。

Gmailアカウントを持っていない場合は、右上の「共有可能なリンクを取得」という部分をクリックしましょう。リンクのアドレスをコピーして相手に送れば共有完了です。

共有する際に、リンクを知っている全員が「閲覧可」「コメント可」「編集可」の3つから選択する必要があります。文章をいじられたくない場合は「閲覧可」を選びましょう。

⑤シート(複数のシートを作成可)

スプレッドシートでは複数のシートを同時に管理することができます。左下の「+」ボタンを押すと、シートが追加されます。

Googleスライド(プレゼン資料作成)

Googleスライドとは
  • microsoftのパワーポイントのような役割
  • 活用法:プレゼン資料スライド作成
  • 便利機能:スライドデザイン・アニメーション機能・パワーポイントとの連携

①スライドのタイトル

デフォルトでは「無題のプレゼンテーション」になっています。クリックしてプレゼンテーションのわかりやすいタイトルを入れましょう。

メニューバー

メニューバーは文章をPDFでダウンロードしたり、画像を挿入したり、プレゼンテーションを開始するときなどに使います。

  • ファイル→形式を指定してダウンロード→PDF
  • 表示→プレゼンテーションを開始
  • 挿入→画像→パソコンからアップロード
  • スライド→新しいスライド

③ツールバー

文字を装飾したり、画像を挿入したり、図形を挿入するボタンなどがそれぞれ設置されています。

【テーマ】をクリックすると、プレゼンテーションのデザインテーマを変更することができます。

④共有ボタン

ボタンを押して、共有者のGmailを入力すると、共有の確認メールが相手に届きます。

Gmailアカウントを持っていない場合は、右上の「共有可能なリンクを取得」という部分をクリックしましょう。リンクのアドレスをコピーして相手に送れば共有完了です。

共有する際に、リンクを知っている全員が「閲覧可」「コメント可」「編集可」の3つから選択する必要があります。文章をいじられたくない場合は「閲覧可」を選びましょう。

⑤スライドの各ページ

スライドを追加していくと、この部分に作成した分のスライドが表示されます。

フォルダの作成と写真アップロード

最後に、フォルダを作って画像やデータをクラウドに保存する方法をご紹介します。スマホの写真をパソコンに送りたい時や、画像をまとめて誰かとシェアしたい時に便利です。

フォルダとは
  • 画像やデータをまとめて管理できる
  • 活用法:写真やデータファイルなどをまとめておく
  • 便利機能:スマホとの連携、他ユーザーとの共有

①フォルダを作成する

左側のサイドメニューの「新規」というボタンを押し【フォルダ】を選択します。

新しいフォルダの名前を決めます。後から変更することもできます。名前を決めたら【作成】ボタンを押しましょう。

ドライブの中に、新しくフォルダが作成されました。作成したフォルダをダブルクリックして開いてみましょう。

②ファイルのアップロード

フォルダの中身はまだからっぽなので、ここに写真(画像)を入れてみましょう。

左側のサイドメニューの【新規】から【ファイルのアップロード】をクリックします。パソコンから好きな写真を選びましょう。

スマホからアップロードする場合

右下の「+」ボタンをクリック

「アップロード」を選択

「写真と動画」をクリック

アップロードしたい画像や動画をスマホのデータから選べばOKです。

パソコンでは上のようにアップロードが完了した画像が表示されます。

③フォルダの共有

最後に、画像やファイルがまとめられたフォルダを共有する方法です。

フォルダ名をクリックするとメニューが表示されます。

  1. 共有:Gmailアドレスを入力してシェア
  2. 共有可能なリンクを取得:Gmailアカウントを持っていなくても共有可能
  3. 名前を変更:ここで名前を変えることもできます

まとめ

以上、今回はGoogleドライブで無料で使える便利なツールをご紹介しました。

マイクロソフトは有料ですが、Googleドライブなら無料で高性能!使わない手はありません。視覚的にわかりやすいので、ぜひいろいろいじってみてください。

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